Anlage Verarbeitung und Fristen
Version: 2026-10-14-entwurf-1
Stand: 14. Oktober 2026
Status: Entwurf – vor Verwendung juristisch und betrieblich zu prüfen.
Zielgruppe: Unternehmenskunden (B2B), Arbeitsannahme für den Pilot.

1. Freigegebener Informationspilot

Verantwortlicher, Kunden-/Angebotsreferenz, freigegebene Websites, Agenten und Wissensquellen sind im individuellen Vertrag zu benennen. Zweck ist die Beantwortung von Unternehmensfragen aus freigegebenem Wissen und die vereinbarte Verwaltung der Gespräche.

Betroffene Personen können Websitebesucher, Interessenten sowie Personen sein, deren Angaben rechtmäßig in den freigegebenen Quellen stehen. Daten umfassen Fragen und Antworten, erkannte Kontakt-/Adressmuster, bereitgestellte Quellenauszüge, Sitzungskennungen, tokenisierte Ablaufdaten und notwendige technische Metadaten. Nicht erkannte Namen oder andere Angaben können in Freitext enthalten bleiben.

Gesundheitsdaten, strafrechtliche Daten, aktive Termin-/Lead-Prozesse und weitere besondere Verarbeitung sind im Informationspilot nicht freigegeben. Eine Erweiterung benötigt einen ausdrücklich geprüften Auftragsumfang.

2. Kundenspezifische Fristen festlegen

Die wirksamen Kundenfristen müssen vor Produktionsbeginn in Vertrag und Retention-Policy übereinstimmen. Entwicklungswerte sind keine Kundenvereinbarung. Im aktuellen Schema beträgt die Gesprächsvorgabe 90 Tage; der Kunde kann im vorgesehenen Bereich von 30 bis 365 Tagen eine tatsächlich vereinbarte Frist festlegen.

PII-Mappings werden spätestens mit den zugehörigen Gesprächsinhalten bereinigt. Die Feldmatrix umfasst auch Zustände, Zusammenfassungen, Nachrichtenteile, Zitate, Trace-Freitexte und Feedbackkommentare. Verbleibende Kennungen und Kennzahlen sind nicht automatisch anonyme Daten.

Für Wissensquellen und Originaldateien, Kundendokumente, verbleibende Kennzahlen, Vorgangs-/Auditdaten und nutzungsbezogene Nachweise sind Zweck, Löschereignis und erforderliche Frist gesondert festzulegen. Das Schema enthält Audit-Vorgaben von 12 Monaten und Usage-Vorgaben von 36 Monaten; ihre Anwendung benötigt den überprüften Vertrags- und Betriebsstand.

Wissensquellenlöschung umfasst ihre Textabschnitte, Embeddings, Suchprojektionen und zugehörigen Caches. Die Gesprächsbereinigung ist ein gesonderter Vorgang. Nicht zugeordnete weitere Besuche und CRM-/Terminbestände dürfen bei einer Betroffenenanfrage nicht still übergangen werden.

3. Rückgabe und Sicherungsfristen

Vor Freigabe auszufüllen: Exportformat und Kontaktweg, Rückgabe-/Löschfrist bei Vertragsende, Backup- und WAL-Aufbewahrung, Objektversionen, Zugriffsschutz, Standorte sowie Ablauf der letzten betroffenen Sicherung. Der tatsächliche Betriebsablauf muss diese Angaben erfüllen.

Unabhängige Löschvermerke werden solange geschützt aufbewahrt, wie ein älteres einschlägiges Backup noch wiederhergestellt werden könnte. Aufbewahrung und spätere Löschung dieser Vermerke sind ebenfalls festzulegen. Eine mit dem Mapping gesicherte Schlüsselhülle erlaubt weiterhin die Entschlüsselung; ein Live-DELETE allein beweist keine Krypto-Löschung.